Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Esta política explica cómo se tratan los datos personales en el sitio web y en la plataforma de Agendoct, conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales.

Quién es quién

Agendoct como encargado. Agendoct, identificada con NIT [NIT] y con domicilio en [DIRECCIÓN], es el proveedor tecnológico de la plataforma. Frente a los datos de los pacientes que cada clínica registra y gestiona en la plataforma, Agendoct actúa como encargado del tratamiento: los trata por cuenta de la clínica y siguiendo sus instrucciones.

La clínica como responsable. Cada clínica o consultorio que usa Agendoct es el responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes: decide para qué se usan, define su política y atiende primero las solicitudes de los titulares. Su identificación y datos de contacto los informa a sus pacientes en sus propios canales.

Agendoct como responsable. Solo respecto de los datos de las personas que nos escriben por este sitio (por ejemplo, para pedir una demostración) y de los representantes y usuarios de las clínicas clientes, Agendoct actúa como responsable.

Datos que se tratan

• Datos de contacto y de identificación de pacientes: nombre, documento, teléfono, correo, entre otros, según lo que registre cada clínica.
• Datos de agenda: citas, profesionales, sedes, procedimientos y convenios.
• Datos de salud, que son datos sensibles (Ley 1581 de 2012, art. 5): información de la atención y de la historia clínica que la clínica registra en la plataforma.
• Datos de mensajería: número de teléfono, contenido y estado de los mensajes de aviso y de las respuestas que el paciente envía por WhatsApp.
• Datos de uso y de seguridad de los usuarios de la plataforma: registros de acceso y de operaciones.
• Datos del formulario de contacto de este sitio: los que la persona escribe voluntariamente.

Datos sensibles

Los datos de salud son sensibles. Su tratamiento es facultativo: ningún titular está obligado a autorizarlo, salvo los casos que la ley permite, como la atención médica y la obligación legal de llevar la historia clínica. El responsable informa al titular, antes de la recolección, cuáles datos son sensibles y para qué se usarán. Agendoct no usa los datos de salud para fines distintos de los que instruya la clínica responsable.

Finalidades

Según el caso, los datos se tratan para:

• Programar, confirmar, reprogramar y cancelar citas y procedimientos.
• Enviar avisos y recordatorios relacionados con la atención, por correo o por WhatsApp, siempre en nombre de la clínica responsable.
• Registrar y consultar la historia clínica y los documentos de la atención.
• Prestar, mantener, asegurar y mejorar la plataforma y dar soporte técnico.
• Atender las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
• Responder las solicitudes de información comercial recibidas por este sitio.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

Agendoct no vende datos personales ni los usa para publicidad de terceros. Cada clínica puede tener finalidades propias, que informa a sus pacientes.

Autorización

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, que la clínica responsable recoge y conserva, salvo las excepciones legales. Para los avisos por WhatsApp, el paciente puede retirar su autorización en cualquier momento (ver Eliminación de datos). Los menores de edad y las personas que no pueden decidir por sí mismas actúan por medio de su representante legal.

Derechos del titular

El titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios y garantías legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Cómo ejercer los derechos

Escríbenos a comercial@agendoct.com o por correo postal a [DIRECCIÓN], indicando tu nombre, documento de identidad, la clínica con la que tienes relación y lo que solicitas. Si los datos están en la plataforma por cuenta de una clínica, trasladaremos tu solicitud a esa clínica como responsable, o la atenderemos según sus instrucciones.

Los plazos son los de la ley: las consultas se responden en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, contados desde el recibo de la solicitud. Si no es posible cumplirlos, se informa el motivo y la nueva fecha dentro de los términos que la ley permite.

Proveedores y transferencias

Para prestar el servicio Agendoct usa proveedores que pueden tratar datos por su cuenta:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), para enviar y recibir los mensajes de aviso. Meta trata los datos de la mensajería conforme a sus propias condiciones y políticas, y puede hacerlo fuera de Colombia.
• Proveedores de correo electrónico, para enviar avisos y notificaciones.
• Proveedores de infraestructura y alojamiento de la plataforma: [por confirmar].

Esto puede implicar transferencia o transmisión internacional de datos. Se realiza con las autorizaciones y garantías que exige la ley. No compartimos datos con otros terceros salvo orden de autoridad competente o autorización del titular.

Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido, entre ellas control de acceso por rol y registro de accesos. Ningún sistema es infalible; no garantizamos un riesgo cero. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo gestionaremos e informaremos según la ley.

Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación con la clínica y el tiempo que exijan la ley y las finalidades descritas. La historia clínica tiene plazos legales de conservación que determina la normativa de salud, y cada clínica los aplica como responsable. Cumplido el plazo, o ante una solicitud de supresión procedente, los datos se eliminan o se anonimizan.

Contacto y área responsable

Para consultas, reclamos o el ejercicio de tus derechos: Agendoct, NIT [NIT], [DIRECCIÓN], correo comercial@agendoct.com.

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. La versión vigente y su fecha se muestran al comienzo de esta página. Si el cambio es sustancial, lo comunicaremos por los medios disponibles.